Que ce soit pour le travail ou un contexte moins formel, l’écriture d’un e-mail en anglais doit respecter certains codes de langage et de mise en page. Comme en français, il y a toujours une formule d’appel, le corps du texte, une formule de politesse et la signature.
Seulement, on n’écrit pas de la même manière au/à la responsable des Ressources Humaines du job auquel on postule et à son ami.e anglophone. Vous aurez besoin de phrases formelles pour le/la premier.e et d’un langage plus informel pour le/la second.e. Voici quelques phrases utiles pour rédiger un e-mail en anglais sans créer d’incident diplomatique !
- Comment écrire un e-mail professionnel en anglais ?
- Comment écrire un e-mail à un.e ami.e anglophone ?
- Deux modèles d’e-mail en anglais (formel et informel)
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Comment écrire un e-mail professionnel en anglais ?
L’objet
Si vous utilisez l’anglais dans le cadre de votre travail, pour animer une réunion ou pour communiquer à l’écrit, vous aurez besoin de connaître du vocabulaire de l’anglais des affaires, mais aussi des conventions qui façonnent nos correspondances.
Pour rédiger un e-mail, votre messagerie vous demandera évidemment l’adresse e-mail du destinataire (the recipient en anglais) mais aussi un objet (subject en anglais). Il n’est pas obligatoire, mais si vous voulez que votre destinataire soit attiré par votre courrier électronique, mieux vaut en noter un. Cela dépend de votre démarche :
- Application for… (Candidature pour…)
- In reply/response to your email (En réponse à votre e-mail)
- Information request (demande d’informations)
- Request for an appointment with… (demande de rendez-vous avec…)
- Claim (réclamation)
Les formules d’appel
Pour bien commencer un mail en anglais, il faut choisir une formule d’appel. Dans un contexte professionnel ou formel, si vous savez à qui vous adresser directement, vous devez écrire Dear (cher / chère) + l’abréviation de politesse :
- Dear Mr. Smith (pour un homme ou un garçon)
Pour une femme, on utilisait auparavant Mrs. pour une femme mariée et Miss pour une femme non mariée. Mais ces termes sont devenus obsolètes. Mieux vaut préférer :
- Dear Ms. Smith (pour une femme mariée ou non)
- Dear Mx. Smith (pour une personne non genrée)
Si la personne à qui vous écrivez est Docteur ou Professeur, n’oubliez pas de vous adresser à elle/lui en tant que tel. En France, nous ne l’utilisons que pour les docteurs en médecine, mais toutes personnes ayant un doctorat dans le monde anglophone est appelée Dr.
Si vous avez déjà rencontré la personne, même dans un contexte professionnel, les anglophones utilisent le prénom de leur interlocuteur. Vous pouvez donc commencer par Dear Phillip ou Dear Ellie, par exemple.
Si vous ne connaissez pas le nom de la personne, parce que vous écrivez un courrier de réclamation à un service particulier, par exemple, vous pouvez commencer votre e-mail par :
- Dear Sir/Madam (Madame, Monsieur)
- To whom it may concern (À l’attention de la personne concernée)
Le corps du texte
Commencez par une phrase de remerciement si vous répondez à un e-mail ou par une phrase polie pour débuter en douceur et de manière positive :
- Thank you for your (quick) answer/reply (je vous remercie pour votre réponse (rapide) )
- I hope this message finds you well (j’espère que vous allez bien)
Ensuite, votre phrase d’introduction est la clé d’un e-mail rédigé clairement. Une bonne phrase d’introduction indique au destinataire le sujet de l’e-mail.
Par exemple, si vous écrivez pour donner suite à quelque chose, vous pouvez commencer par l’une de ces phrases :
- I’m writing +
- in connection with… (concernant…)
- regarding… (concernant…)
- to let you know that… (pour vous faire savoir que)
- to you on behalf of… (Je vous écris de la part de…)
Si vous avez une demande à formuler, utilisez le conditionnel et une formule de politesse :
- I would be very grateful if you could… (Je vous serais reconnaissant.e de bien vouloir…)
- Could you please… ? (Pourriez-vous s’il vous plaît… ?)
La pièce jointe
Si vous envoyez votre CV ou votre lettre de motivation en anglais, vous devrez le mentionner dans le corps de votre e-mail. Il y a plusieurs façons de l’annoncer :
- I’m sending you my application as an attachment. (Je vous envoie ma candidature en pièce jointe.)
- I’ve attached… / I’m attaching… (Ci-joint…)
- Please find attached… (Vous trouverez en pièce jointe…)
Les formules de politesse
La fin de l’e-mail doit, elle aussi, être soignée, car c’est la dernière chose que le destinataire lira. Il faut donc lui laisser une bonne impression. Montrez-vous poli.e et disponible avec ces phrases :
- Thank you for your consideration regarding this matter (merci de l’attention portée à ce sujet)
- Thank you for your understanding (Je vous remercie pour votre compréhension)
- Feel free to reach out if you have any questions. (N’hésitez pas à me contacter pour toute question)
- Let me know if you need any clarification. (N’hésitez pas à me faire savoir si vous avez besoin de clarification)
- Please let me know if you have any feedback or suggestions. (N’hésitez pas à m’envoyer vos suggestions)
- Don’t hesitate to let me know if you need more time. (N’hésitez pas à me demander si vous avez besoin de plus de temps)
- I’m looking forward to hearing from you (Dans l’attente d’une réponse de votre part)
- I’m looking forward to meeting with you (Dans l’attente de vous rencontrer)
- I’m looking forward to working with you (Dans l’attente de travailler avec vous)
Et enfin, juste avant votre signature, vous devez conclure avec une formule de politesse conventionnelle, du type « Cordialement », en français. Elle commence par une majuscule et se termine par une virgule :
- Best regards,
- Warm regards,
- Kind regards,
- Best,
- Regards,
- Thank you,
- Sincerely,
- Warmly,
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Comment écrire un e-mail à un.e ami.e anglophone ?
L’objet
Quand vous écrivez à quelqu’un que vous connaissez, vous pouvez adopter un style moins formel. L’objet de votre e-mail en anglais n’a pas besoin d’être aussi réfléchi que pour un e-mail professionnel, il ne s’agit pas ici d’accrocher son destinataire. Votre ami.e finira par ouvrir votre courrier électronique quoi qu’il arrive ! Un simple mot suffit pour résumer l’objet de votre e-mail :
- News (nouvelles)
- Birthday (anniversaire)
- How are you? (Comment ça va ?)
Les formules d’appel
Pour commencer votre mail informel en anglais, regardez l’heure qu’il est et vous pourrez écrire simplement Good morning, Good afternoon, ou Good evening suivi d’une virgule ou d’un point d’exclamation.
Vous pouvez aussi vous adresser à votre destinataire directement en utilisant son prénom précédé de Hello, Hey ou Hi.
Le corps du texte
Pour donner un ton enjoué à votre e-mail, pensez à utiliser une de ces phrases d’introduction :
- I hope you’re well / I hope you are doing well (j’espère que tu vas bien)
- I hope you had a nice weekend (J’espère que tu as passé un bon weekend)
Vous pouvez aussi personnaliser cette phrase d’introduction en écrivant quelque chose comme :
- I hope things in (+ le nom de la ville) are going well. (J’espère que tout va bien à + nom de la ville)
- I hope you have been enjoying the warm weather we’re having. (J’espère que tu profites bien du beau temps que nous avons actuellement)
- I hope your return from Italy went well (J’espère que ton retour d’Italie s’est bien passé)
Vous pouvez aussi tourner cette phrase d’introduction en question :
- How are you? (Comment vas-tu ?)
- How are things doing in (+ nom de la ville)? (Quoi de neuf à (+ nom de la ville) ?)
Pour la suite de l’e-mail, vous pouvez écrire aussi bien une courte phrase qu’un long récit ! Cela dépend de ce que vous avez à dire.
La pièce jointe
Pour mentionner que vous avez mis une pièce jointe dans votre mail informel, rien de plus simple que :
- Here’s + (ce que vous envoyez)
Ex. : Here’s a picture of my holidays in Greece! (Voici une photo de mes vacances en Grèce !)
Ex. : Here are the train tickets for our trip. (Voici les billets de train pour notre voyage.)
Que vous pouvez agrémenter d’un : Hope you’ll enjoy it! (J’espère que ça te plaira !)
Prendre congé
Encore une fois, pour un e-mail informel, ne vous en faites pas trop pour la conclusion ! Il ne s’agit pas ici de faire bonne impression, mais de rester sur un ton enthousiaste et amical. Vous pouvez donc conclure avec une de ces formules de politesse, toujours en commençant par une majuscule et en terminant par une virgule ou un point d’exclamation :
- See you later, (À plus !)
- Take care, (Prends soin de toi !)
- See you soon, (À bientôt !)
- Thanks, (Merci)
- Happy Friday, (Bon vendredi)
- Have a good weekend! (Passe un bon weekend !)
Deux modèles d’e-mail en anglais (formel et informel)
Exemple d’e-mail professionnel en anglais
Exemple d’e-mail à un.e ami.e anglophone
Écrire un e-mail en anglais : à retenir
Pour rédiger un e-mail en anglais, il y a quelques règles à respecter :
- Écrivez quelques mots simples pour indiquer la raison de votre e-mail dans la partie « objet ».
- Adressez-vous correctement à votre destinataire, que ce soit dans le cadre professionnel ou privé.
- Commencez l’e-mail par une phrase de remerciement ou positive pour donner un ton enjoué.
- Écrivez de manière claire la raison de votre e-mail.
- Remerciez une nouvelle fois et montrez-vous disponible.
- Terminez par une formule de politesse et votre signature.
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Audrey est professeure de français et professeure des écoles depuis plus de 10 ans maintenant, et une addict au fromage depuis toujours. Elle vient de l’ouest de la France, et après avoir vécu 2 ans en Espagne et 4 ans à Oxford en Angleterre, elle a posé ses valises au coeur de l’Auvergne, pays du fromage, du rugby, des pneus Michelin et d’anciens volcans (le premier de la liste étant son préféré). Elle parle français, espagnol et anglais et elle n’a pas l’intention de s’arrêter là ! Pour en savoir plus sur elle, rendez-vous sur son site web et LinkedIn.
